Contrato de Encargado de Tratamiento

Última actualización: 20 de junio de 2026

Este documento regula el tratamiento de datos personales que BIOMAG, S.L.U. («el Encargado») realiza por cuenta del Cliente («el Responsable») al prestarle el servicio AIM CODEX, conforme al artículo 28 del RGPD. Forma parte de las Condiciones de contratación y resulta de aplicación cuando el Cliente incluye datos personales de terceros en los documentos que trata a través del Servicio.

1. Objeto y papel de las partes

El Responsable (el Cliente) determina los fines y medios del tratamiento de los datos personales contenidos en sus documentos y destinatarios. El Encargado (BIOMAG, S.L.U.) los trata únicamente para prestar el Servicio y según las instrucciones documentadas del Responsable, contenidas en este contrato y en el uso que el Responsable haga del Servicio.

2. Descripción del tratamiento

• Naturaleza y finalidad: alojar, sellar, conservar, verificar y permitir compartir y aceptar los documentos del Responsable, generando y conservando la prueba asociada.
• Duración: mientras esté vigente la relación de servicio, sin perjuicio de los plazos de conservación de la prueba que el Responsable determine.
• Tipos de datos: los que el Responsable decida incluir en sus documentos (típicamente identificativos y de contacto; el Responsable debe evitar incluir categorías especiales salvo que disponga de base jurídica y lo comunique).
• Categorías de interesados: las que determine el Responsable (p. ej. clientes, empleados, firmantes, destinatarios).

La cadena pública de sellado de tiempo recibe únicamente la huella criptográfica (hash) del documento; no recibe el contenido ni datos personales.

3. Obligaciones del Encargado (art. 28.3 RGPD)

• Tratar los datos solo siguiendo instrucciones documentadas del Responsable, incluso en transferencias internacionales, salvo obligación legal (en cuyo caso lo informará, si la ley lo permite).
• Garantizar que las personas autorizadas a tratar los datos se han comprometido a la confidencialidad.
• Aplicar las medidas de seguridad técnicas y organizativas apropiadas (art. 32 RGPD): control de acceso, cifrado en tránsito, integridad y sellado de la prueba, registro de incidencias y copias de seguridad.
• Asistir al Responsable en la atención de los derechos de los interesados y en el cumplimiento de sus obligaciones (seguridad, notificación de brechas, evaluaciones de impacto y consultas previas).
• Notificar sin dilación indebida al Responsable las violaciones de seguridad de las que tenga conocimiento.
• A elección del Responsable, suprimir o devolver los datos al finalizar la prestación, salvo conservación exigida por ley.
• Poner a disposición del Responsable la información necesaria para acreditar el cumplimiento y permitir y contribuir a auditorías, incluidas inspecciones.

4. Subencargados

El Responsable autoriza con carácter general al Encargado a recurrir a subencargados para prestar el Servicio, en las categorías indicadas en la Política de privacidad (infraestructura y alojamiento, correo transaccional, sellado de tiempo en cadena pública y, en su caso, pasarela de pago). El Encargado impondrá a cada subencargado, por contrato, las mismas obligaciones de protección de datos y responderá de su actuación. El Encargado informará de cualquier cambio previsto de subencargados, dando al Responsable la posibilidad de oponerse por motivos razonables. La lista identificada y actualizada de subencargados está disponible bajo petición en info@biomag.es.

5. Transferencias internacionales

Cuando un subencargado esté fuera del Espacio Económico Europeo, la transferencia se amparará en una decisión de adecuación o en las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea, con las medidas adicionales que procedan.

6. Obligaciones del Responsable

El Responsable garantiza disponer de base jurídica para el tratamiento de los datos que incluye en el Servicio, haber informado a los interesados cuando proceda, y dar al Encargado instrucciones lícitas. El Responsable es el único responsable de la licitud de los contenidos que sella o comparte.

7. Formalización

La aceptación de las Condiciones de contratación implica la de este Contrato de Encargado de Tratamiento. Si el Responsable necesita un documento firmado específico para su archivo de cumplimiento, puede solicitarlo en info@biomag.es.