Umowa powierzenia przetwarzania danych

Ostatnia aktualizacja: 24 października 2026 r.

To tłumaczenie ma jedynie ułatwić lekturę. W razie rozbieżności rozstrzyga wersja hiszpańska.

Niniejszy dokument reguluje przetwarzanie danych osobowych, którego BIOMAG, S.L.U. („Podmiot przetwarzający”) dokonuje w imieniu Klienta („Administrator”), świadcząc mu usługę AIM CODEX, zgodnie z art. 28 RODO. Stanowi część Warunków umowy i ma zastosowanie, gdy Klient umieszcza dane osobowe osób trzecich w dokumentach przetwarzanych za pośrednictwem Usługi.

1. Przedmiot i rola stron

Administrator (Klient) określa cele i sposoby przetwarzania danych osobowych zawartych w jego dokumentach i dotyczących jego odbiorców. Podmiot przetwarzający (BIOMAG, S.L.U.) przetwarza je wyłącznie w celu świadczenia Usługi i na udokumentowane polecenie Administratora, zawarte w niniejszej umowie i w sposobie, w jaki Administrator korzysta z Usługi.

2. Opis przetwarzania

• Charakter i cel: hostowanie, pieczętowanie, przechowywanie i weryfikowanie dokumentów Administratora, umożliwianie ich udostępniania i akceptacji oraz tworzenie i przechowywanie związanego z nimi dowodu.
• Czas trwania: przez okres obowiązywania stosunku usługowego, bez uszczerbku dla okresów przechowywania dowodu ustalonych przez Administratora.
• Rodzaje danych: te, które Administrator umieści w swoich dokumentach (zwykle dane identyfikacyjne i kontaktowe; Administrator powinien unikać szczególnych kategorii danych, chyba że ma podstawę prawną i o tym poinformuje).
• Kategorie osób, których dane dotyczą: określone przez Administratora (np. klienci, pracownicy, sygnatariusze, odbiorcy).

Publiczny łańcuch znakowania czasem otrzymuje wyłącznie kryptograficzny odcisk (skrót) dokumentu; nie otrzymuje ani treści, ani danych osobowych.

3. Obowiązki Podmiotu przetwarzającego (art. 28 ust. 3 RODO)

• Przetwarzać dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, także w zakresie przekazywania do państw trzecich, chyba że wymaga tego prawo (wówczas poinformuje o tym Administratora, o ile prawo na to pozwala).
• Zapewnić, by osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania poufności.
• Stosować odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa (art. 32 RODO): kontrolę dostępu, szyfrowanie w transmisji, integralność i pieczętowanie dowodu, rejestr incydentów i kopie zapasowe.
• Pomagać Administratorowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą, i w wypełnianiu jego obowiązków (bezpieczeństwo, zgłaszanie naruszeń, oceny skutków i uprzednie konsultacje).
• Bez zbędnej zwłoki zgłaszać Administratorowi naruszenia ochrony danych, o których się dowie.
• Zależnie od decyzji Administratora, usunąć lub zwrócić dane po zakończeniu świadczenia usługi, chyba że prawo wymaga ich przechowywania.
• Udostępniać Administratorowi informacje niezbędne do wykazania przestrzegania obowiązków oraz umożliwiać audyty, w tym inspekcje, i w nich uczestniczyć.

4. Podprzetwarzający

Administrator upoważnia Podmiot przetwarzający do korzystania z podprzetwarzających opublikowanych na aim-codex.ai/subencargados: Railway (hosting, serwery w Holandii), Resend (e-mail, region europejski), Migadu-Mail GmbH (skrzynka i zapasowy e-mail, Szwajcaria) oraz, wyłącznie gdy Administrator lub jego użytkownicy korzystają z funkcji sztucznej inteligencji, OpenRouter, Inc. (USA), z kierowaniem do dostawców, którzy nie przechowują danych ani nie używają ich do trenowania. Podmiot przetwarzający nakłada na każdego podprzetwarzającego, w drodze umowy, te same obowiązki w zakresie ochrony danych, które niniejszy dokument nakłada na niego, i odpowiada wobec Administratora za ich wypełnianie. Każde dodanie lub zmiana podprzetwarzającego jest publikowana na tej stronie przed jej zastosowaniem; Administrator może wnieść sprzeciw, pisząc na hola@aim-codex.ai.

Funkcje sztucznej inteligencji są opcjonalne i przetwarzają wyłącznie to, co zostanie do nich wysłane: tekst oraz, w przypadku protokołów spotkań, nagranie audio, które jest wysyłane do dostawcy sztucznej inteligencji w celu transkrypcji i którego CODEX nie przechowuje (tylko jego odcisk i rozmiar). Administrator decyduje, czy z nich korzysta, informuje osoby, których dane mogą znaleźć się w tych dokumentach – a także uczestników przed nagraniem spotkania – i nie używa ich ze szczególnymi kategoriami danych.

5. Przekazywanie danych do państw trzecich

Dane są hostowane w Unii Europejskiej. Każde przekazanie lub dostęp spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego – ponieważ Railway, Resend i OpenRouter to firmy amerykańskie, a tekst i nagrania audio wysyłane do sztucznej inteligencji są przetwarzane w Stanach Zjednoczonych – jest objęte standardowymi klauzulami umownymi Komisji Europejskiej zawartymi w umowach powierzenia tych dostawców (w umowie OpenRouter moduł 2), a w przypadku Resend także ramami ochrony danych UE-USA. Szwajcaria i Wielka Brytania mają decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony.

6. Obowiązki Administratora

Administrator gwarantuje, że ma podstawę prawną do przetwarzania danych, które umieszcza w Usłudze, że w stosownych przypadkach poinformował osoby, których dane dotyczą, oraz że wydaje Podmiotowi przetwarzającemu zgodne z prawem polecenia. Administrator ponosi wyłączną odpowiedzialność za zgodność z prawem treści, które pieczętuje lub udostępnia.

7. Zawarcie

Akceptacja Warunków umowy oznacza akceptację niniejszej Umowy powierzenia przetwarzania danych. Jeżeli Administrator potrzebuje osobno podpisanego dokumentu do swojej dokumentacji zgodności, może o niego poprosić pod adresem hola@aim-codex.ai.